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世界

Amazonの会議では「事前に資料を配らない?!」

Amazonの会議のルールを紐解くと、一般的な「効率のいい会議」のイメージとは少し違うようです。図解やグラフを使う資料づくりは禁止、パワーポイントも禁止。なんと、事前に配布して読み込むということもしないのです。その理由とは何なのでしょうか?

 

書籍のネット通販事業を皮切りに次々と新サービスを世に送り出し、年間42兆円を売り上げる巨大企業となった米アマゾン・ドット・コム。旧来型の小売業を淘汰する「アマゾン・エフェクト」を同社が絶え間なく起こし続けられるその裏には、全社員の間に根付く超効率的な「資料」「会議」の文化が一役買っているといいます。

 

会議に出す資料は、Word形式限定。2006年ごろ、ジェフ・ベゾスCEOがパワポ禁止というルールを定め、以来社内で徹底されているのです。

 

しかも、大半のデイリーの会議向けの資料は「1ページに収めて作る」という取り決めがあり、社内でこの書類を「ワンページャー」と呼んでいる。日本法人の場合は、A4判です。

 

複数ページが認められる数少ないケースは、年次予算などの大型案件やプロジェクトだけ。こちらは6ページと決められていて、「6ページャー」と呼ばれます。

 

資料を1ページにする発想は他の会社にまったく無いわけではありませんが、アマゾンならではの流儀といえるのが図やグラフ、箇条書き形式を廃していることです。議題に応じておのおのが工夫して、文章で表現することが求められるのです。

 

なぜなら、図や箇条書きでは読み手によって解釈にブレが生じるからだといいます。文章なら“行間を読む”必要が無くなり、共通認識を全員で持つことができるからです。会議に出席しなかった人が見ても真意をきちんと伝えられます。

 

ファクトに基づいて飾らずに淡々と説得力がある文章に仕立てたうえで会議に臨みます。テンプレートは存在しないので、スタイルは人それぞれで良いのです。

 

とても興味深いのが、新規事業の提案時のワンページャーです。アマゾンでは新たな製品・サービスを発案する場合、プレスリリース形式で資料を書く決まりがあるといいます。それも、本当に記者発表の場で発表できるレベルまで練り込んでいきます。このケースでは、記者から出るであろう質問に対する想定問答集「FAQ」や、契約した人に配布する「ユーザーマニュアル」を補完資料として通常添付します。

 

▼Amazonの資料作りルール3

1.絶対禁止「パワポ」「箇条書き」:「文章スタイル」でWordに書く
2.「A4判1ページ」の原則を守る:ただしテンプレは存在せず自由に
3.新規事業は「仮想プレスリリース」形式で:記者会見で本当に配るレベルに

・資料は「いつでも」「誰でも」「正しく分かる」ように書く
・文章(ナレーティブ)で記述する
・経緯や説明はファクトベースで
・「ゴール」「結論」が先、「何をするか」は後
・1文はできるだけ短く

 

練り込まれた文章スタイルのワンページャーのメリットは、会議のスリム化にも直結しています。アマゾンは会議のスタイルも独特で、開始すると会議を主催したワンページャーの作成者が、趣旨とゴールをごく簡単に説明した後、冒頭5分間は全員でワンページャーを黙読する時間に充てられます。もちろんそこでの質問はご法度です。

 

よく会議で起こりがちなのが、発表者が説明をしている途中で、後で話そうと思ったことについて質問が出てしまい、本題からずれていき、議論が堂々巡りになるパターンです。

 

ワンページャーを黙読するメリットは、会議で話し合うべき議題の全体像を短時間に全員が頭に入れて、自分が意思決定すべき重要箇所を確認し、すべき質問を整理した状態で議論がスタートできることにあるのです。結果として、最短距離で最初に提示されたゴールに向かいやすいのです。

 

文章によってファクト、結論が分かりやすく簡潔に書かれた資料を配るからこそ、事前に資料を読み込むのではなく、会議開始後の5分で黙読するのが最も効率が良いということになるわけなのです。

 

ワンページャーを前に議論を戦わせる人数は少なくて4人、多くても8人です。「Two Pizza Rule」という決まりがあり、具体的にはLサイズのピザを2枚注文して食べきれるほどの人数が議論を進展させやすい最適な人数であるという発想に基づいています。

 

ちなみに会議は、意思決定に自分は無関係ではないかと思った場合、欠席を申し出て構いません。そもそも開催を知らせる時点で、参加が必須かを相手ごとに指定します。無駄な会議への出席を無くすアイデアがここにもあるのです。

 

▼Amazonの会議ルール3
1.冒頭5分間の「全員黙読タイム」:事前に資料を配らない
2.社員8人以上で集まらない:「Lピザ2枚」を食べられる人数を上限に
3.「必須か任意か」事前にお知らせ:無用ならキャンセル、欠席も許される

 

アマゾンが飛躍し続ける理由はこんなところにあるのかもしれませんね😉日本の企業も頑張れ✊

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