「そして男は時計を捨てた・・・」にようこそ!

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毎日1~2記事を更新していきます。土、日は更新は多めとなります。

「そして男は時計を捨てた・・・」を今後も末長くご愛読ください😉




情報

もっと「Gmail」を便利にするための方法

「Gmail」は最も機能が豊富で人気の高いメールサービスのひとつです。そして、それには理由があるのです。

しかし、その優れた機能の多くが、複雑な設定画面に埋もれてしまっているのです。これでは数多くある強力な機能の一部を見逃してしまっていても仕方ないことです。

少しでも時間を節約して本来すべき仕事などに集中する上でも役立つ便利な機能を知っておいてください😊

1. 送信の取り消しが可能な時間を変更する

Gmailの標準設定では、ユーザーが「送信」ボタンを押したあと5秒間の待機時間を経てメールを送信する仕組みになっています。これはファイルを添付し忘れたことに気づいたユーザーが送信を取り消す時間を確保できるようにするためです。

しかし、5秒という時間はミスを発見するには十分とはいえません。この時間を少しでも長くしたい場合は、「設定」アイコンを選んで「すべての設定を表示」をクリックし、「全般」画面の「送信取り消し」に移動しましょう。

待機時間を最大30秒まで延長することができます。これでも長いとはいえないのですが(これより長くしたいならメールの送信日時を設定したほうが良いです😉)、1秒でも長くなれば便利ですよね。

2. モバイルで操作確認の画面を出す

スマートフォンなどのモバイル端末でメールをチェックしたり返信したりするときには、間違った場所をタップしてメールを削除してしまったり、作成途中の返信メールを送ってしまったりする可能性が高いものです。しかし、幸いにもAndroid版のGmailアプリなら、特定の操作を実行する前に確認画面を表示させることができます。

アプリの「設定」から「全般設定」を選択し、「操作の確認」に移動すると、削除前、アーカイヴする前、および送信前に確認画面を表示する設定項目が見つかるはずです。設定を有効にすると、それぞれの操作を完了する前に本当に間違いないか確認する画面が表示されるようになります。

3. タブに未読メッセージ数を表示

Gmailのタブを1日中ずっと開いたままにしながら、新着メールの有無を簡単に確認できる方法があります。「設定」アイコンを選んで「すべての設定を表示」をクリックし、「詳細」を選んで「未読メッセージ アイコン」を有効にしましょう。Gmailのタブ内にあるアイコンの横に、未読メールの数を示す数字が表示されるようになります。

この数字は新しいメールが届くたびに更新されます。この機能を使えば、Gmailタブを何度も更新しなくてもメールの受信状況を確認できるので、非常に便利です。

4. 複数のスターを有効にする

特定のメールをあとで簡単に見つけられるようにするために、Gmailのスター機能を利用している人もいるでしょう。このスターに複数の種類があることを知っていますか?

複数のスターを有効にするには、「設定」アイコンを選んで「すべての設定を表示」をクリックし、「全般」画面の「スター」に移動します。すると、追加できる他のスターやアイコンを確認できます。

ここで目的のスターやアイコンを「未使用」欄から「使用」欄にドラッグしてください。そうすれば、Gmailのスターアイコンをクリックしたときに通常のスターが表示されるだけでなく、続けてクリックするたびに先ほど追加した他のスターが順番に表示されるようになります。

5. メールの返信とアーカイヴをワンクリックで

ほとんどの場合は返信メールを送信すれば、相手から再び返信が来ない限りアーカイヴしておけばいいのですが、返信メールを送信したあとのクリック操作を減らしたい場合には、次のような方法があります。

「設定」アイコンを選んで「すべての設定を表示」をクリックし、「全般」画面の「送信&アーカイブ」に移動しましょう。この設定を有効にすると、メールの送信後にアーカイヴするという「送信&アーカイブ」ボタンが、返信メールのデフォルトのボタンになります。

6. キーボードショートカットのカスタマイズ

Gmailのショートカットは時間の節約に最適なツールのひとつですが、標準での設定しか利用できないわけではありません。自分のワークフローに合わせてショートカットを変更したい場合は、「設定」から「すべての設定を表示」をクリックし、「詳細」を選んで「カスタムキーボードショートカット」を有効にしましょう。

この変更を適用するには、「変更を保存」をクリックしてGmailを再読み込みする必要があります。その後、再び「設定」アイコンを選んで「すべての設定を表示」をクリックすると、「設定」ページに「キーボードショートカット」という新しいサブタブが表示されます。

このサブタブにアクセスすると、Gmailで実行できる多くの操作と設定済みショートカットの長いリストが表示されます。ほとんどの操作には事前にショートカットが割り当てられていますが、デフォルトのショートカットを変更したり、独自のショートカットを追加したりすることが可能になります。

ただし、新しく作成したショートカットを適用する前に、そのショートカットが既存のショートカットと競合していないことを確認してください。

7. 標準の返信操作を「全員に返信」に切り替える

Gmailで最も危険なカスタム設定は、返信メールを作成すると元のメールの送信先に設定されていたすべての人が自動で送信先に設定される機能です。

元のメールの送信者だけに返信する選択肢もありますが、「全員に返信」ボタンがより目立つようになります。また、通常の「返信」ボタンを見つけるためにメニューをクリックしなければならないこともあります。

この機能は、日常的に複数の人を送信先に設定している場合にはとても便利ですが、利用には注意が必要です。また、CC欄に設定されていた全員に返信メールを送ってしまい、恥ずかしい思いをしたり、他の人に迷惑をかけたりする失敗が起きやすいので、毎日少しでも時間を節約したい人にはぜひ使ってほしい機能ですが、設定後は十分に注意してください。

「Gmail 」をより便利に使いこなしていきましょう😃

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